Przepisy polskiego prawa nakładają na każdego przedsiębiorcę konieczność prowadzenia księgowości oraz ewidencji czasu pracy i pilnowania rozliczeń pracowników z fiskusem, ZUSem i prowadzenia ich akt personalnych. Zatrudnianie odpowiednio wykształconych osób do zajmowania się tymi sprawami nie jest jednak konieczne. Takie podejście do tematu opłaca się tylko w przypadku dużych przedsiębiorstw, które mają na tyle dużo pracowników i duże obroty finansowe, że zatrudnienie księgowej i kadrowej jest koniecznością. Wszystkie mniejsze firmy, w tym także osoby prowadzące samodzielnie własną działalność gospodarczą, chętnie korzystają z outsourcingu tego typu usług. Właśnie tym zajmuje się biuro rachunkowe. Jest to firma, która zatrudnia księgowe i kadrowe, w tym posiada przynajmniej jedną osobę z uprawnieniami głównej księgowej, co jest niezbędne dla prowadzenia zgodnie z prawem księgowości firmowej. Klienci dostarczają do biura rachunkowego wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury, umowy z ich klientami, wszelkie informacje o przepływach pieniądza w firmie, dokumenty pracowników, zwolnienia lekarskie, zaświadczenia, umowy z pracownikami. Na podstawie tych dokumentów biuro prowadzi na rzecz firmy pełną księgowość oraz akta pracownicze, ewidencję czasu pracy, wylicza wynagrodzenia, podatki, składki na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne, ZUS. Klient biura musi tylko dbać o to, by dostarczać do niego wszystkie niezbędne dokumenty, zaś właściwym ich obrotem zajmują się pracownicy biura i to oni ponoszą pełną odpowiedzialność za poprawność wykonywanych operacji. Przeciętne biuro rachunkowe ma zwykle od kilkudziesięciu do kilkuset klientów, czyli nawet do kilku tysięcy pojedynczych pracowników do rozliczenia co miesiąc z czasu pracy, płacy oraz wszelkich składek i innych potrąceń z wynagrodzenia, jakie każdy zobowiązany jest płacić na rzecz państwa.