Księga Przychodów i Rozchodów jest dokumentem w formie księgi niezbędnym do rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Zasady jej prowadzenia określają ustawy przyjmowane przez Rząd. Księgę Przychodów i Rozchodów muszą utrzymywać osoby prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się z podatku na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej albo płaca podatek liniowy. Księga ta jednak obowiązuje tylko w przypadku, gdy przedsiębiorcy ci nie przekroczyli granicy 800000 euro dochodów, powyżej której zobowiązani są już prowadzić pełną księgowość. KPIR zatem jest uproszczoną formą prowadzenia księgowości dla osób posiadających działalność gospodarczą. Aby prawidłowo prowadzić Księgę, trzeba znać się na obowiązujących w danym momencie przepisach prawa podatkowego. Wszystkie wpisy powinny być dokonywane systematycznie, tak aby nie pominąć żadnej istotnej transakcji oraz aby uniknąć błędów, które mogą prowadzić do bardzo nieprzyjemnych konsekwencji z wysokimi karami włącznie. Z każdym wpisem w Księdze powinien być także powiązany i przechowywany dokument stanowiący potwierdzenie dokonania transakcji. Jeśli przedsiębiorca chce coś wliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu, które można potem odliczyć od podatku, musi także takie zakupy dokumentować stosownymi fakturami. Do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów zobligowane są przede wszystkim wspomniane już wcześniej osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą, ale także spółki cywilne i jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie. W związku z tym wiele z tych podmiotów chętnie zleca prowadzenie takich ksiąg biurom rachunkowym aby z jednej strony uniknąć błędów w ich treści a z drugiej mozolnej i żmudnej pracy przy skrupulatnym wypełnianiu wszystkich kart odpowiednimi danymi.